Parliamo di Adobe Acrobat Sign e di quanto questo strumento permetta di creare flussi di lavoro completamente digitali migliorando la produttività.
Compilare i documenti in digitale è sempre più utile e richiesto per velocizzare e semplificare tantissime procedure. Adobe Sign garantisce sicurezza di livello enterprise e aiuta le aziende a restare costantemente aggiornate sullo stato di avanzamento del processo di compilazione e firma della documentazione.
Con questa soluzione possiamo infatti creare modelli, modificare, firmare, condividere e collaborare ai PDF da qualsiasi dispositivo con facilità, aumentando la qualità della customer e supplier experience con l’efficienza delle firme elettroniche e le funzionalità digitali di Adobe Acrobat PDF.
Come armonizzare il processo di digital sign con gli altri processi di business?
Con Digital Sign è possibile:
- lavorare sulla raccolta di documenti provenienti da diverse fonti convertendoli in un unico PDF;
- definire e creare dei modelli per categoria di documento;
- creare la lista di indirizzi mail che dovranno agire nel documento;
- configurare, personalizzare e lanciare il processo di raccolta firme in modo automatizzato;
- integrare il processo con piattaforme e applicazioni presenti in azienda;
- monitorare lo stato delle operazioni di firma;
- consultare il repository documentale all’interno del Cloud Adobe;
- ricevere le notifiche di completamento del processo;
- assegnare tre livelli di intervento diversi nello stesso documento: firmatario, approvatore e compilatore.
Integrazione con piattaforme e sistemi
Grazie a integrazioni intelligenti, che ti permettono di inviare e firmare i PDF senza uscire dalle app (come succede per esempio con Microsoft Teams), Adobe Acrobat Sign è compatibile con tutti i processi e le applicazioni già in uso nell’organizzazione (Microsoft, Google, SAP, Salesforce e molte altre tecnologie).
Acrobat Sign si integra con la più completa suite di app Microsoft per cui esiste anche il connettore Adobe Acrobat Sign per Microsoft Search, un’integrazione di Acrobat Sign che consente di accedere agli accordi direttamente dalle piattaforme Microsoft supportate: Office.com e SharePoint, consentendo di ottenere lo stato in tempo reale degli agreement, come ad esempio gli accordi firmati, scaduti o rifiutati.
Se le capabilities già presenti non dovessero bastare, Adobe Sign consentirebbe tramite API e un’interfaccia applicativa di integrare funzionalità personalizzate tramite codice, per esempio con la possibilità di configurare il campo firma in maniera iper-personalizzata.
Adobe Acrobat Sign per il B2B: un esempio reale nel mondo farmaceutico
Un esempio concreto di come Adobe Acrobat Sign funziona proviene dal settore farmaceutico. La sfida era quella di digitalizzare il processo di rinnovo dei contratti con tutti i fornitori delle farmacie.
Nel primo step i fornitori sono stati identificati con il CRM ed è stato creato il segmento a cui rivolgere i documenti di rinnovo del contratto. Per ciascuno dei destinatari è stato identificato il modello di contratto da inviare.
È stato in seguito automatizzato il flusso di invio e il monitoraggio dello stato per ogni tipologia di destinatario. Nel momento dell’apertura del documento i riceventi hanno ottenuto un pin di apertura del documento via sms grazie al quale hanno potuto completare la procedura di firma. A questo punto, a processo terminato, è stata mandata al CRM una notifica di completamento dell’attività di rinnovo della firma.
Oltre all’automatizzazione del processo di rinnovo, grazie ad un’integrazione con Acrobat Sign, i fornitori possono consultare in real time, all’interno del portale venditori lo stato di firma dei contratti e controllare i documenti che hanno necessità di firme pending, con il risultato di poter monitorare tutto il ciclo di vita del contratto digitalmente.
Grazie ad Adobe Sign, gli utenti riescono a incrementare la loro produttività riducendo di molto il tempo necessario per ottenere la firma e finalizzare i documenti. È chiaro che gli utenti vogliono migliori esperienze di firma sui loro dispositivi mobili per essere produttivi ovunque si trovino e Adobe Sign è la soluzione migliore.
